POR J. LUIS ROJAS
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Especial/Caribbean Digital
Siempre se ha dicho que el funcionamiento de las organizaciones es similar al de los sistemas abiertos. Éstos son considerados como un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr objetivos y metas comunes. Mientras que las organizaciones se diseñan y estructuran en unidades llamadas subsistemas, las que para lograr su misión y visión necesitan comunicarse continuamente.
En este sentido, para garantizar que las organizaciones funcionen como sistemas abiertos y actualizados, es imprescindible que se mantengan vinculadas permanente a su medio ambiente inmediato. Esta acción les permite adquirir nuevas energías y garantizar su sostenibilidad.
Los estudiosos del comportamiento organizacional han planteado que para garantizar el funcionamiento sistémico de las organizaciones, es necesario diseñar y aplicar procesos, procedimientos y normas. En este orden, para asegurar el alineamiento, la coherencia y la consistencia de los sistemas y organizaciones, es fundamental la presencia de la comunicación interna.
Como se puede apreciar, la comunicación organizacional o interna es una pieza clave para mantener a todos los empleados motivados, informados, integrados y vinculados al marco estratégico que ha elaborado la organización.
De ahí que la comunicación organizacional es vista como eje estratégico que impacta el diseño, la calidad del servicio, la estructura, el funcionamiento, el alineamiento y posicionamiento de las organizaciones. Además, permite que los miembros de una organización compartan, socialicen experiencias, ideas y puntos de vista.
Entonces, podría afirmarse que la comunicación organizacional es un proceso transversal, mediante el cual se logra el buen funcionamiento de otros procesos estratégicos y de apoyo. Uno de los requisitos básicos para que la comunicación logre sus propósitos, es crear un clima favorable, donde existan las siguientes condiciones:
•Liderazgo sustentado en los valores, emociones y sentimientos humanos.
•Clima laboral inspirado en la confianza, participación y motivación.
•Canales formales que faciliten la comunicación humana y mediática.
•La conducta y el pensamiento de los líderes, motivan y facilitan el proceso de la comunicación organizacional.
•Un talento humano con las competencias requeridas para planificar, ejecutar y dar seguimiento a la comunicación organizacional.
•Las estrategias y acciones de comunicación organizacional, han sido diseñadas para que faciliten retroalimentación y vínculos entre todos los subsistemas que conforman la organización.
•La organización cuenta con mecanismos para dar seguimiento y respuesta a las sugerencias y expectativas de sus colaboradores internos.
•El talento humano interno confía en la transparencia con que la organización
gestiona sus políticas, procesos, procedimientos y normas.
•El equipo directivo y gerencial de la organización, mantiene y proyecta confianza, cada vez que actúa y decide.